Effektiva möten
Syfte
Ett möte bör oavsett om det är ett stort medlemsmöte eller ett litet styrelsemöte ha ett syfte. Det kan till exempel vara olika frågor som bör tas upp, information om någonting som påverkar verksamheten eller att man bör ta beslut kring olika frågor och ärenden. Den som är sammankallande för mötet har ansvar för att alla deltagare får en kallelse där det står vilka som är inbjudna att delta på mötet, var mötet ska äga rum samt vilken tid mötet börjar och avslutas. Tillsammans med kallelsen ska det finnas ett mötesprotokoll och handlingar över de frågor som ska tas upp. Alla deltagare har då möjlighet att förbereda sig.
TIPS! Skicka gärna ut mötesprotokollet och handlingarna via mejl till de deltagande några dagar innan mötets öppnande.
Om deltagarna känner till vad som ska diskuteras och har haft tid till att sätta sig in i de olika frågorna, är det större sannolikhet att mötet blir effektivt. Samtidigt ökar det möjligheterna för deltagarna att få inflytande.
Regler och roller
Eftersom olika möten har olika syfte, kan också reglerna och rollerna se lite olika ut. Därför är det viktigt att tydliggöra vad som gäller på just det här mötet. Är det ett tydligt strukturerat möte där spontana frågor och idéer får vänta till slutet, eller är det ett mer kreativt möte med fria, spontana diskussioner inom ramen för protokollet? Dessa frågor bör tas upp i mötets början.
Det är också viktigt att tydliggöra rollerna. På vissa möten har man en ordförande som håller i hela mötet, medan man i andra fall låter var och en hålla i sin punkt. Se till att förtydliga dessa roller, och bestäm också om någon ska fungera som sekreterare och föra anteckningar under mötet.
Fördela ansvar för genomförandet
För att mötena över huvud taget ska göra någon skillnad i det faktiska arbetet är det oerhört viktigt att ni fördelar ansvaret för genomförande av respektive punkt. När ni har kommit fram till ett svar är det viktigt att direkt ställa frågan; ”vem ska göra vad, och när ska det vara klart?”. Detta för att denna punkt inte ska rinna ut ur sanden och ingen riktigt tar på sig ansvaret. Dessutom blir det tydligt för alla deltagande vad deras uppgift är.
”Parkering”
Hur effektiva man än är med syfte, protokoll, regler och roller byker det alltid upp intressanta sidospår under mötets gång. Detta kan bidra till att mötet blir utdraget och i slutändan ineffektivt.
Använd er av metoden ”parkering”. Om det kommer upp frågor som är viktiga men irrelevanta för punkten, se till att ”parkera” dessa frågor. Gör en anteckning och utse en person som ansvarar för att följa upp frågan - på nästa möte eller i slutet av denna. Återgå sedan till protokollet.
Läs mer under “gemenskap och tillhörighet”.