Sommarbrev från Anna och Lars

2018-09-10 i Följ oss / Månadsbrev

Prenumerera via:

Hej alla!

Här kommer nu ett lite längre sommarbrev från både Ordförande Lars Pettersson och Generalsekreterare Anna Nordkvist. Skickar det både som en pdf men också som text utifall någon ej kan öppna filen.

Det har nu gått fyra månader sedan jag tillträdde tjänsten som Generalsekreterare för Svensk Bilsport. Hittills har det varit precis så hektiskt, fartfyllt, spännande, kreativt och roligt som jag hoppats på.

Fyra månader kan tyckas som lite tid för att kunna sätta sig in i vår rörelse och starta ett förändringsarbete men redan tidigt fick jag indikationer på att vår organisation inte fungerar fullt ut, något som många förbund och organisationer lider av. Vi har i förbundet nu fått en ny ordförande och två nya ledamöter. Och för de som var på förbundsmötet eller tagit del av information från det, stod det klart att just organisation och förändringar är viktiga frågor som vi arbetar med. Mötet gav även styrelsen i uppdrag att ta fram en plan för detta.

Vi inom bilsporten kanske är extra sårbara gällande organisation då vi, med sexton sportgrenar och flera kommittéer och arbetsgrupper, är betydligt spretigare än många andra förbund som oftast utvecklar ocharbetar med en sportgren inom sin idrott. Det här var också något jag snabbt kände att jag som ny chef ville ta mandat över och bygga om utifrån en struktur som jag vill se och tror på. En organisation som jag tror kommer gynna vår rörelse. En del av det fanns redan i planen, den planerade regionsindelningen. Sedan Förbundsmötet har mycket tid lagts på att sätta den struktur och organisationsplan som mötet efterfrågade och som styrelsen bad mig utarbeta.

Till styrelsens strategidagar i maj fanns det ett antal punkter som diskuterades ochsom jag såg var viktiga att ta beslut om för att vi inom Svensk Bilsport ska kunna påbörja denna förändringsresa nu. På de fyra månader jag varit på plats har jag bland annat noterat;

- att beslutsvägar är olika i olika frågor inom samma ämne.

- att vi ofta arbetar mer som sexton förbund, var för sig och inte tillsammans.

- att kansliet och med det, den personal som är anställd för att arbetat med hela rörelsen varit som en egen ö utan bestämmanderätt i egna frågor.

- att vi på alla plan är för långt från varandra.

- att vi lägger stora frågor, beslut och ansvar på ideella utan central förankring med gemensam syn för Svensk Bilsports medlemmarsbästa.

- att vi inom centrala förbundet och distrikten inte driver frågor i samma riktning.

Under strategidagarna presenterade jag hur jag ser på organisationen och vad jag vill att vi ska uppnå samt min planering för hur vi på sikt ska nå dit. För mig är det viktigt att det är väl förankrat och med styrelsens beslut känner jag att vi nu kan ta nästa steg i den förändringsresa som nu påbörjats. Detta är inget som kommer att ske över den berömda natten utan det kommer ta tid. Men vi måste påbörja detta nu.

Några av de förändringar som kommer ske under 2019 och också ska budgeteras för under det verksamhetsåret är:

Anställa sportansvarig som kan möta sportgrenarna
Våra sportgrenar och de som sitter i utskotten gör idag ett jättejobb, men problemet är som jag nämnt tidigare att vi är för långt ifrån varandra. Vi behöver ha någon centralt som koordinerar arbetet med utskotten så att vi får en övergripande och bredare samsyn över alla sportgrenar gällande riktning och mål för Svensk Bilsport. Därför är det nu beslutat att en sportgrensansvarig ska anställas under 2019. Helst skulle jag se fem personer som ansvarade för olika sportgrenar, men det finns en ekonomi att ta hänsyn till och en start. Detta är starten, så ser vi hur det utvecklas.

Anställa en säljare för att hitta nya intäkter
Det är inget att hymla om. Just nu går licensstatistiken ner. Med det tappar vi som förbund inkomster. De statliga bidragen har också minskat pga. färre medlemmar. Vi måste hitta flera sätt att ta in kapital till Svensk Bilsport för att kunna fortsätta utvecklas. Ett sätt är självklart att arbeta med rekrytering för att få upp licensstatistiken igen. Ett annat är att bli starkare på våra kommersiella rättigheter. Under 2019 kommer en säljare att anställas med uppdraget att ta in flercentrala partners till Svensk Bilsport.

Centralt rekryteringsprojekt – plan och budget tas fram av kansliet för godkännande.
Licensstatistiken sjunker. I Vision 2020 finns målet att vi ska bli fler. Många fler. Trots det finns det inget gemensamt projekt att arbeta med brett över rörelsen för att rekrytera nya medlemmar. Ett mål i Visionen är satt och uppdraget att nå det har vi lagt ut på föreningana att lösa själva. För mig med fyra månader här, men med erfarenhet från annat håll inom idrottsrörelsen är detta helt orimligt och svagt. Dessutom har vi undersökningar som visar att i just rekryteringsfrågan önskar föreningarna centralt stöd och hjälp. Vi måste öka licensantalet för Svensk Bilsport. Därför behövs det centrala rekryteringsprojekt som styrelsen nu beslutat om att ta fram.

Ordförande Lars Pettersson tar ordet
För att möta den förändring som både samhället och idrottsrörelsen står inför kommer vi inom Svensk Bilsport att behöva göra flera förändringar. En del mindre justeringar, men en del betydligt mer omfatande. För oss inom bilsporten handlar det om att våga satsa och inte bara spela defensivt för att hitta rätt. En del av de viktiga frågorna vi står inför är hur vi ska organiser oss, inom regioner, kansli, utskott och kommittéer. Vi måste komma närmare varandra. Vi behöver justera stadgarna, bli mer kommersiella och möta upp den konkurrens som nu finns för idrotten.
Några av de besluten som togs av styrelsen under strategidagarna gällde en del av dessa frågor och var följande:

Sista juni ska arbetet med regionsindelning överlämnas till styrelsen för att kunna beredas och fattas beslut om styrelsemöte i augusti på hur vi tar det vidare.
Frågan om regionsindelning har pågått länge men nu närmar vi oss ett ”att göra skede”. Flera andra förbund har gjort den här förändringen och andra tittar på det. Genom att gå ner från flera distrikt till färre regioner och med det också omstrukturera rapporteringsvägarna och återkoppling mot uppdragsgivaren ochmedlemmarkommer det bli lättare att driva samsynad verksamhet i hela rörelsen. Idag är det för mycket olika saker som bedrivs ute i landet.

Revidera visionen
Vision 2020 som togs på Förbundsmötet 2014 har satt tuffa mål för vår rörelse. Mål som vi inte kommer uppnå. Detta av olika anledningar. Men en är att vi inom Svensk Bilsport i stort inte arbetat så fokuserat med visionen som skulle behövts för att nå de mål som finns i den. Nu kommer den att revideras för de sista åren av dess gällandeperiod. Det blir ett uppdrag för Karin i styrelsen och ska vara klart till styrelsens möte i juni. Men det viktiga är att vi nu snart behöver titta på den kommande perioden efter 2020, den nya visionen. Hur den ska efterlevas och följas upp kommer vara mer detaljerat och ett uppdrag jag kommer ta ansvar för.

Utskott och kommittéer ska ej rapportera till FS, utskotten ska vara underliggande kansli (regler, budget, verksamhetsplan)
Om Anna ska kunna vara ansvarig för det kansli som hon har till uppgift att driva, hjälpa och utveckla Svensk Bilsport och vår rörelse, då ska vi också äga de frågor som påverkar det arbetet. Anna har varit tydlig med om att hon ville ha det så och styrelsen stöttar det förslaget. Därför sker denna förändring i rapporteringsstrukturen. Överlag kommer hon att flytta över och säkerställa att kansliet har större plats i det arbete som ska bedrivas av förbundets alla olika områden. Med det nya sättet att arbeta så kommer också valberedingens förslag till utskott & kommittéer landa hos Anna och kansliet för att arbetas igenom, för att sedan presenteras vidare till FS där beslutet fattas

Revidera stadgar under hösten beslutas 2019.
Förbundets stadgar är i mångt och mycket fortfarande ett dokument från tiden då förbundet bildades, 1938. Det har hänt en del i samhället sedan dess och precis som allt annat behöver stadgarna anpassas till den tid vi är i nu. Detta arbete kommer Daniel och Urban i styrelsen att ledaoch genomföra för att ett beslut om de nya förändringarna i stadgarna ska kunna tas på Förbundsmötet 2019.

Vi tror på vårt sätt att arbeta och låter eventuella konkurrenter bedriva sin verksamhet. Vi ska sluta fokusera på övriga aktörer, utveckla vår egen.

Vi och hela idrottsrörelsen är konkurrentutsatta idag på ett sätt som inte var fallet för bara ett tiotal år sedan. Det är vår verklighet idag och det är något vi måste acceptera. Det vi kan göra är precis vad alla företag på en marknad måste göra för att få kunder/medlemmar; att vara bäst på det vi gör. Att ha ett paket och erbjudande som gör attvåra medlemmar och tänkbara ny medlemmar väljer oss. Att stå och gnälla på vad andra gör kommer inte att hjälpa Svensk Bilsport och motorsporten. Det kommer bara ta fokus från det vi behöver göra för att bli bättre än våra konkurrenter. Med andra ord, vi ska tropå vår affärsidé och är lyhörd för utvecklingoch ha kul med bra arrangemang.

Summering Anna och Lars
Detvar några av de större punkterna som det togs beslut om under styrelsensstrategidagar. Utöver det har en omorganisation på kansliet gjorts. Under de senaste fem åren har Svensk Bilsport centralt på kansliet i Sollentuna haft en platt organisation. Nu går vi tillbaka till avdelningar, med en marknadsavdelning, en administrativ avdelning och en enhet för klubb och tävling. Det är ingen personal som kommer lämna kansliet eller att vi avvecklar några tjänster, tvärtom har vi anställt Disa Glaser, som börjar på tjänsten Utbildning och utveckling. Disa kommer bland annat ta hand om Idrottslyftet och utbildning. Förändringen är rent organisatoriskt där vi satt upp en struktur så som vi vill ha det och som vi ser kommer gynna oss centralt och Svensk Bilsport i stort på bästa sätt när vi arbetar mot de uppsatta målen

Arbetet med rekryteringen av Magnus tjänst som Förbundskapten pågår och målet är att i mitten av juni ha ett antal intervjuer med sugna spekulanter till tjänsten.

Det kanske blev ett något längre månadsbrev, men nu vet ni lite mer vad som är på gång både under den närmaste tiden och något längre in i framtiden.

Vi tycker framtiden ser ljus ut för Svensk Bilsport, lika ljus som den sommar som börjat tidigt i år.

Vi passar på att tillönska er alla en skön sommarnu när vi går in i en intensivperiod med många tävlingar där klubbar och funktionärer gör ett fantastiskt arbete och förare och team gör fina prestationer!

Lars & Anna